外国人の会社設立の必要書類｜印鑑証明書かサイン証明か、代表取締役・発起人ごとにそろえる書類

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日本で会社設立をする外国人本人で、必要書類の一覧を見ても「自分はどれを用意すればいいのか」が分からない人。それから、外国人の取締役や出資者を迎えて会社をつくる日本側の担当者や、書類集めを手伝う行政書士・司法書士の事務所の方を想定しています。

会社設立の必要書類は、日本人だけでつくる会社なら定型です。外国人が加わると、印鑑証明書の代わりのサイン証明、外国語の書面の日本語訳、外国法人の資格を示す書類などが入ってきます。しかもそれは、その人が日本に住んでいるか、どの立場で会社に関わるかで変わります。

ここでは書類を「人」と「場面」で仕分けて全体を示し、印鑑登録やサイン証明の取り方などの詳細は子記事へつないでいます。記載は2026年10月時点の各機関の案内にもとづいています。

SECTION 01外国人の会社設立の必要書類は「誰が・どの立場で・どこに出すか」で決まる

「外国人 会社設立 必要書類」で調べると、長い一覧が出てきます。けれど、その全部が一人に必要になるわけではありません。実際に用意する書類は、3つの軸の組み合わせで決まります。

• 人日本に住民登録があるか。外国に住んでいるか。個人か、外国の法人か。
• 立場発起人（出資者）か、取締役・代表取締役か。両方を兼ねることもあります。
• 提出先公証役場（株式会社の定款認証）、法務局（設立登記）、税務署・自治体・年金事務所（設立後の届出）、出入国在留管理局（在留資格）。

たとえば、日本に住んで在留カードを持つ外国人が一人で株式会社をつくるなら、日本人とほぼ同じ書類で済みます。一方、海外に住む外国人が発起人で、日本の協力者が取締役になる会社なら、発起人の分だけサイン証明と翻訳が加わります。同じ会社設立でも、書類の束の厚さがまるで違います。

提出先には順番があり、前の手続きで受け取った書類が次の手続きの添付書類になります。認証済みの定款が登記に、登記事項証明書が税務署や入管の申請に、という流れです。提出先ごとの束の中身は、提出先別の一覧の記事で整理しています。

提出先ごとの一覧：提出先別・会社設立の必要書類一覧｜外国人が公証役場から入管まで5つの束で集める順番

このセクションの根拠：法務省「商業・法人登記」（https://www.moj.go.jp/MINJI/minji06.html）

印鑑証明書が使える人、サイン証明が必要な人の分かれ目

外国人の会社設立で最初に確かめるのは、日本に住民登録があるかどうかです。中長期在留者として住民登録をしていれば、住んでいる市区町村で印鑑登録ができ、印鑑証明書が取れます。この場合、定款や就任承諾書に実印を押し、印鑑証明書を添えるという日本人と同じ流れで進みます。

住民登録がない人、つまり海外に住んでいる人や短期滞在で来日している人は、印鑑登録ができません。その代わりに書類へ署名し、その署名が本人のものだと証明する書類を添えます。これがサイン証明（署名証明）です。

日本公証人連合会の案内では、外国人が発起人になる場合の本人確認資料として、印鑑登録証明書のほか、在留カード、運転免許証、パスポート、駐日領事による署名証明書が挙げられています。何が使えるかは手続きの形（本人が出向くか代理か）でも変わるため、認証を受ける公証役場へ先に問い合わせておくと確実です。

印鑑証明書とサイン証明の使い分け：印鑑証明書とサイン証明の使い分け｜外国人の会社設立で必要書類を場面ごとに確かめる

外国人の印鑑登録のやり方：外国人の印鑑登録のやり方｜会社設立の必要書類になる印鑑証明書を取るまでと、通称名の扱い

このセクションの根拠：総務省「住民基本台帳等」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/jichi_gyousei/c-gyousei/daityo/）

サイン証明は誰が作ったものなら使えるか

サイン証明は、どこで取ってもよいわけではありません。法務省の案内では、商業・法人登記の申請書に添付する外国人の署名証明書は、本国官憲が作成したものとされ、その外国人が住んでいる国などにある本国官憲が作成したものでも差し支えないとされています。

※ 法務省「外国人・海外居住者の方の商業・法人登記の手続について」（2026年10月時点）による。個別の事情は管轄の登記所に相談するよう案内されています。

日本に住んでいない外国人でも、日本にある自国の大使館や領事館で取れる場合があるということです。ただ、署名証明を出しているかどうか、どんな様式か、何日かかるかは国によって違います。最初に自国の在日公館へ問い合わせ、会社設立の書類に使うと伝えておくと話が早く進みます。

外国語の書面には日本語訳を付ける

外国語で作られた添付書面には、原則としてそのすべてに日本語の訳文を付けるとされています。一定の場合には一部を省略できることも示されていますが、省略できるかどうかは書面ごとに確かめます。氏名のローマ字表記や住所の書き方は、すべての書類でそろえておいてください。表記がずれると、同じ人かどうかの確認を求められることがあります。

サイン証明の取り方：外国人のサイン証明の取り方｜会社設立の必要書類を在日公館・本国・公証人のどこで用意するか

外国人だけに必要になる書類：外国人の会社設立で増える必要書類｜サイン証明・宣誓供述書・翻訳・アポスティーユの手配

このセクションの根拠：法務省「外国人・海外居住者の方の商業・法人登記の手続について」（https://www.moj.go.jp/MINJI/minji06_00104.html）

04外国人が代表取締役になるときの登記の必要書類

関連キーワードに「外国人 代表 取締役 登記 必要書類」があるように、外国人が代表者になれるのか、何を出せばよいのかは気になるところです。法務省の案内では、代表取締役のうち最低1人は日本に住所がなければならないという従前の取扱いは廃止され、平成27年3月16日の通知以降、代表取締役の全員が海外に住んでいても設立の登記を申請できるとされています。日本人であることも必要ないと明記されています。

代表取締役になる外国人について登記で必要になるのは、主に次の書類です。日本に住民登録があるかどうかで、印鑑証明書とサイン証明のどちらを使うかが変わります。

• 就任承諾書：取締役・代表取締役になることを引き受けた書面。署名または記名押印をします。
• 印鑑証明書またはサイン証明：就任承諾書などに押した印・した署名が本人のものであることを示します。
• 日本語訳：外国語の書面を添付するときに付けます。

資本金の払込みの書類にも外国人向けの扱いがある

株式会社を発起設立するときは、払込みがあったことを証する書面を付けます。設立時代表取締役が作る払込金額の証明書と、口座の通帳の写しや取引明細を合わせたものです。外貨預金で金額を書く場合は、払込みがあった日の為替相場と、日本円に換算した金額もあわせて記載するとされています。

そのほか、印鑑を押せない外国人が添付書面に契印をする場合、つづり目への署名やページ余白へのイニシャルの自書などで代えられることも案内されています。細かい扱いは登記所によって確認の仕方が違うことがあるので、申請前に管轄の法務局へ相談してください。

外国人取締役の登記の必要書類：外国人取締役の登記と会社設立の必要書類｜就任承諾書・印鑑証明書・本人確認証明書を立場別に

このセクションの根拠：法務局「商業・法人登記の申請書様式」（https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html）

発起人が外国人・外国法人のときに増える必要書類

関連キーワードには「会社設立 外国人 発起人」も出てきます。日本公証人連合会の案内では、外国人も外国会社も発起人になれるとされています。個人の外国人であれば、前のセクションまでの印鑑証明書かサイン証明の話で足ります。書類が一段増えるのは、本国の会社を親会社にして日本で会社設立をする場合です。

外国法人が日本に商業登記を持っていない場合、次のいずれかの法人の資格証明書（原本か認証謄本）を出すとされています。本店所在国の権限ある官公署が発行した証明書か、本店所在国の権限ある公証人が発行した証明書です。会社代表者の印鑑証明書に当たるものは、本店所在国に似た制度があればその証明書、なければ代表者個人のサイン証明などで代えます。

本国の登記制度は日本と違うため、どの書類が日本の登記事項証明書に当たるのかを探すところで時間がかかりがちです。宣誓供述書を本国の公証人の前で作るときは、会社の商号、本店、代表者など、日本の手続きで求められる事項が入っているかを事前に専門家に見てもらってください。

株主の構成の決め方：発起人と株主の構成をどう決めるか｜外国人の会社設立で押さえる持株比率と譲渡制限

このセクションの根拠：日本公証人連合会「Q5. 外国人や外国会社は、発起人になることができますか。」（https://www.koshonin.gr.jp/notary/ow09_4/9_4_q05）

経営・管理ビザ（在留資格）の申請で追加になる必要書類

会社設立の登記が終わっても、その会社を経営するために在留資格「経営・管理」を取るなら、出入国在留管理局に出す書類がもうひと束あります。関連キーワードの「ビザ」「在留資格」「3000万円」「条件」は、どれもこの束に関わります。

2025年10月16日施行の改正で、基準そのものが変わりました。出入国在留管理庁の資料では、資本金等3,000万円以上、常勤職員1人以上の雇用、申請者か常勤職員のどちらかが日本語B2相当以上、経営管理などの分野の学位か3年以上の職歴、そして事業計画書について中小企業診断士・公認会計士・税理士のいずれかの確認が求められるとされています。それぞれ、満たしていることを示す書類が要ります。

日本語能力は、日本語能力試験N2以上の認定、BJTビジネス日本語能力テスト400点以上のほか、中長期在留者として20年以上在留していること、日本の大学などを卒業していることなどで確認するとされています。どれで示すかによって添える書類が違います。

準備の段階、設立手続きの段階、設立後の届出、在留資格の申請。この4段階で抜け漏れを確かめるチェックリストを子記事に用意しています。

4段階のチェックリスト：会社設立の必要書類チェックリスト｜外国人が日本で準備から在留資格申請まで4段階で確認

このセクションの根拠：出入国在留管理庁「「経営・管理」の許可基準の改正等について（令和7年10月16日施行）」（https://www.moj.go.jp/isa/content/001448070.pdf）

SECTION 07必要書類についてよくある質問

検索の「関連する質問」に並んでいたものから、書類に関わる部分を答えます。

外国人が日本で会社を設立するには、何から始めればいいですか。

まず、日本に住民登録があるかを確かめてください。印鑑証明書が使えるか、サイン証明を本国などで取り寄せるかで、書類の準備にかかる時間が大きく変わります。そのうえで会社の形、資本金、役員を決め、公証役場や法務局に必要な書類を確認します。

外国人が合同会社を設立するときの必要書類は、株式会社と何が違いますか。

合同会社は定款の認証が要らないため、公証役場に出す書類の束がありません。印鑑証明書かサイン証明、外国語の書面の日本語訳が必要になる点は株式会社と同じで、登記では代表社員などの分を用意します。

日本に住んでいない外国人だけで会社設立の登記はできますか。

法務省の案内では、代表取締役の全員が海外に住んでいても設立の登記を申請できるとされています。その場合、印鑑証明書の代わりにサイン証明を使い、資本金の払込みには海外居住者向けの扱いも示されています。設立後の銀行口座や事務所の確保は別の問題として準備が要ります。

印鑑証明書やサイン証明に有効期限はありますか。

印鑑証明書は発行から3か月以内のものを求められることがあります。本国で取るサイン証明の期限の扱いは提出先によって違うことがあるため、手配する前に公証役場と法務局へ確認してください。

この項目の根拠：法務省「外国人・海外居住者の方の商業・法人登記の手続について」（https://www.moj.go.jp/MINJI/minji06_00104.html）

まとめ：自分の分岐を決めてから必要書類を集める

外国人が日本で会社設立をするときの必要書類は、一覧を上から集めるより、自分がどの分岐にいるかを先に決めたほうが早くそろいます。

1. 日本に住民登録があるか。あれば印鑑登録、なければサイン証明
2. 会社での立場は発起人か、取締役・代表取締役か、その両方か
3. 株式会社か合同会社か。株式会社なら公証役場の束が加わる
4. 発起人に外国法人がいるか。いれば資格証明書と代表者の証明
5. 経営・管理を申請するか。するなら入管の束を同時に準備する

そのうえで、本国から取り寄せるもの、日本で当日取れるもの、手続きの途中でできあがるものに分け、時間のかかるものから手配します。印鑑証明書などは発行から3か月以内を求められることがあるので、早く取りすぎないことも大切です。

この記事の内容は2026年10月時点の案内にもとづく整理です。登記の書類は管轄の法務局と司法書士に、定款認証は公証役場に、在留資格は出入国在留管理局と行政書士に、それぞれ最終的に確認してください。

このセクションの根拠：外務省「申請手続きガイド（証明できる書類）」（https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000549.html）

書類集めで迷ったら

書類の名前は難しく見えますが、やっていることは「この人は本当にこの人か」「この会社は本当にあるか」「お金は本当に入ったか」を紙で示すことです。何を証明するための書類なのかが分かれば、代わりに何を出せばよいかも見当がつきます。

日本で会社設立をする外国人の方は、本国の手続きを待つ時間がいちばん長くなりがちです。会社の中身がおおむね決まったら、まず在日公館か本国の窓口に、署名証明が取れるかどうかだけでも聞いてみてください。

手伝う側の方は、本人の住所と立場を最初に聞き取ることをおすすめします。そこが分かれば、この記事の分岐のどこに当たるかがすぐに決まります。