外国人だけに必要になる書類｜サイン証明・宣誓供述書・日本語訳のそろえ方

この記事の対象

日本で会社設立をしようとしている外国人の方で、印鑑登録をしていない、あるいは日本に住民登録がない、という状況の方に向けた記事です。手続きを手伝う日本側の担当者にも読んでいただけます。

日本の会社設立の手続きは、印鑑登録の制度があることを前提に組み立てられています。印鑑登録の制度がある国は多くないため、外国人の場合は代わりの書類が必要になります。

求められる書類の形は、提出先や事案によって異なることがあります。この記事は一般的な整理です。実際の準備の前に、定款認証を予定している公証役場や、登記を出す法務局へご確認ください。

なぜ代わりの書類が必要になるのか

日本の会社設立の手続きでは、定款認証や設立登記の場面で、発起人や代表取締役の印鑑証明書が求められます。これは、その印影が本人のものであることを市区町村が証明する書類です。

印鑑登録は、日本に住民登録がある人が市区町村で行う手続きです。日本に住んでいる外国人であれば、在留カードを持ち住民登録をしていれば、印鑑登録もできます。

一方、日本に住民登録がない外国人は印鑑登録ができません。また、印鑑を使う習慣がない国も多くあります。そこで、記名押印に代えて署名し、その署名が本人のものであることを本国の官憲が証明した書類を添えるという扱いが取られます。

つまり、外国人が日本で会社設立をするときの追加書類は、この「代わりの証明」と、外国語の書面につける「日本語訳」の2つが中心になります。

印鑑登録ができる条件は、日本に住民登録があることです。中長期在留者として在留カードを持ち、市区町村に住民登録をしていれば、登録できます。短期滞在で入国している場合は住民登録ができないため、印鑑登録もできません。日本で会社設立をする外国人は、まず自分がどちらに当たるかを確認してください。

印鑑登録をする場合、登録する印鑑を用意します。氏名の一部が入っていることなど、市区町村ごとに条件が定められています。カタカナやローマ字の印鑑が認められるかどうかも自治体によって扱いが違います。会社設立の準備を始める前に、住んでいる市区町村の窓口で確認してください。

このセクションの根拠：法務局「商業・法人登記の申請書様式」（https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html）

サイン証明（署名証明）とは何か

サイン証明、署名証明などと呼ばれる書類は、ある署名がその人本人のものであることを証明するものです。日本で会社設立をする外国人が、印鑑証明書の代わりとして使うことになります。

取得できる場所は、本国の公証人役場、本国の役所、または在外公館です。日本にいる外国人であれば、日本にある本国の大使館や領事館で取れることがあります。国によって制度が違うため、まず自分の国の在日公館へ問い合わせてみてください。

• どこで取るか本国の公証人、本国の役所、日本にある本国の大使館・領事館など。
• 何を証明するかその署名が本人のものであることを証明します。
• 有効期限提出先によって扱いが異なります。3か月以内を求められることがあります。
• 言語外国語で作成されることが多く、日本語訳を添えることになります。

どの様式の書類でよいかは、提出先によって判断が分かれることがあります。会社設立の準備に入る前に、定款認証を予定している公証役場と、登記を出す法務局に確認しておくと確実です。

サイン証明を取るときは、何のために使うのかを伝えると、適切な様式で作ってもらいやすくなります。日本で会社設立をするために、定款や登記の書類に使うということを説明してください。国によっては定型の様式があります。

このセクションの根拠：司法書士法人永田町事務所「宣誓供述書や署名（サイン）証明書の取得地や注意点」（https://asanagi.co.jp/2022/06/18/3590/）

SECTION 03宣誓供述書（Affidavit）が求められる場面

宣誓供述書は、本人が述べた内容について、真実であることを宣誓し、それを公証人が認証した書類です。英語ではアフィダビットと呼ばれます。

外国法人が日本で子会社を設立する場合、その外国法人の存在や代表者の資格を示す資料として使われることがあります。日本に商業登記のない外国法人については、本店所在国の領事や公証人が認証した資格証明書などを用意することになります。

個人の場合でも、住所や氏名、署名について宣誓供述書の形で証明することがあります。どの形が求められるかは、提出先の判断によります。会社設立の準備段階で確認しておいてください。

宣誓供述書は、通常その国の言語で作成されます。日本で使うには日本語訳が必要です。内容が長くなることも多いため、翻訳の時間も見込んでください。外国人が日本で会社設立をする場合、この書類の準備が日程の中でいちばん長くかかることもあります。

このセクションの根拠：谷島行政書士法人グループ「日本子会社設立で必要な外国法人宣誓供述書（Affidavit）とは」（https://tlg-visa.law/case/7439/）

公印確認とアポスティーユ

外国で作成された公文書を日本で使う場合、その文書が本物であることを示す手続きが求められることがあります。公印確認やアポスティーユと呼ばれるものです。

外国公文書の認証を不要とする条約、いわゆるハーグ条約の締約国であればアポスティーユ、そうでなければ領事による認証という形になります。どちらが必要かは、書類が作成された国によります。

日本で会社設立をする外国人が本国の書類を使う場合、この手続きが必要かどうかを提出先に確認してください。不要な場合もあります。必要な場合は、その分の時間も日程に入れることになります。

• 公印確認日本の公文書を外国で使う場合の手続きです。外務省が行います。
• アポスティーユハーグ条約の締約国間で使われる証明です。
• 領事認証条約の締約国でない国の場合に使われます。
• 確認先どの手続きが必要かは、書類を提出する相手に確認してください。

なお、日本国内で作成された書類を本国で使う場合にも、同じような手続きが必要になることがあります。日本で会社設立をした外国人が、本国の関係機関に登記事項証明書を出すような場面です。方向が逆になるだけで、考え方は同じです。

このセクションの根拠：外務省「証明（公印確認・アポスティーユ）」（https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/todoke/shomei/index.html）

日本語訳のつくり方

外国語で作成された書面を日本の役所に出す場合、原則として日本語訳を添えます。サイン証明、宣誓供述書、学位や職歴の証明など、外国人が日本で会社設立をするときに使う書類の多くが対象になります。

翻訳者に資格の要件が定められていない場合もありますが、誰が翻訳したのかを記載するよう求められることがあります。翻訳者の氏名、住所、翻訳日を書き、署名する形が一般的です。

翻訳の費用と時間も見込んでおいてください。分量が多い書類や、専門的な内容の書類は、翻訳に日数がかかります。日本で会社設立をする日程を組むときに入れておく項目です。

翻訳を業者に依頼する場合、料金は分量と言語によって変わります。会社設立の書類は専門用語が多いため、法務や商業登記の翻訳に慣れているところを選ぶと安心です。訳語が不正確だと、提出先で説明を求められることがあります。

日本語訳をつけるときは、原本と訳文をセットにして綴じます。どの原本に対する訳なのかが分かるようにしておいてください。会社設立の書類は複数の機関に出すため、同じセットを複数用意しておくと手間が減ります。

このセクションの根拠：法務局「商業・法人登記の申請書様式」（https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html）

06海外在住の場合に増える書類

日本に住んでいない外国人が日本で会社設立をする場合、住民票が取れません。そのため、住所を証明する書類も本国のものを使うことになります。

住所証明書、在住証明書など、国によって呼び方が違います。取得できる場所も、役所であったり公証人であったりします。サイン証明と一緒に取れることもあるため、まとめて手配すると効率的です。

• 住所を証明する書類：本国の役所や公証人が発行するもの。
• サイン証明（署名証明）：印鑑証明書の代わりになるもの。
• パスポートの写し：本人確認の資料として使われます。
• これらの日本語訳：それぞれに添えます。

会社設立の登記では、代表者の住所が登記されます。海外の住所を登記する場合、その表記の仕方についても確認が必要です。管轄の法務局へ事前に相談してください。

海外在住のまま日本で会社設立をする場合、資本金の払込先となる日本の口座も必要になります。短期滞在では口座を開けないのが一般的なため、日本に住む協力者に発起人や設立時取締役として入ってもらう形をとることがあります。書類だけでなく、この体制も一緒に考えてください。

このセクションの根拠：栗林総合法律事務所「外国法人の日本子会社設立」（https://kslaw.jp/column/detail/4459/）

手配の順番と、期限の管理

これらの書類は、取得に時間がかかる一方で、有効期限が設定されていることがあります。早く取りすぎると期限切れ、遅く取ると日程が押す、という難しさがあります。

日本で会社設立をする外国人にとって、この工程がいちばん読みにくい部分です。余裕を持った日程を組んでください。

このセクションの根拠：外務省「申請手続きガイド（証明できる書類）」（https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000549.html）

よくある質問

相談の場でよく出る質問を、この記事の内容に沿ってまとめました。事案によって結論は変わりますので、判断の材料としてお読みください。

サイン証明はどこで取れますか。

本国の公証人役場や役所のほか、日本にある本国の大使館や領事館で取れることがあります。国によって制度が異なるため、まず在日公館へ問い合わせてみてください。

日本語訳は誰が作ってもよいですか。

翻訳者に資格の要件が定められていない場合もありますが、誰が翻訳したのかを記載するよう求められることがあります。提出先によって扱いが異なるため、確認してください。

印鑑登録をすれば、これらの書類は不要になりますか。

日本に住民登録があり印鑑登録をしていれば、印鑑証明書が取れるため、その代わりの証明は不要になります。ただし、本国で発行された学位や職歴の証明などを使う場合は、日本語訳が必要です。

この項目の根拠：司法書士法人永田町事務所「宣誓供述書や署名（サイン）証明書の取得地や注意点」（https://asanagi.co.jp/2022/06/18/3590/）

SECTION 09まとめ：代わりの証明と日本語訳

外国人が日本で会社設立をするときに追加で必要になる書類は、大きく2種類です。印鑑証明書の代わりになる証明と、外国語の書面につける日本語訳です。

1. 日本に住民登録があるなら、印鑑登録を済ませる。これがいちばん簡単
2. 住民登録がないなら、サイン証明や宣誓供述書を用意する
3. 外国法人が関わる場合は、その資格証明も必要になる
4. 公印確認やアポスティーユが必要かを提出先に確認する
5. 外国語の書面には日本語訳を添え、表記をそろえる

求められる書類の形は、提出先や事案によって異なります。会社設立の準備に入る前に、定款認証を予定している公証役場と、登記を出す法務局に確認してください。判断に迷う場合は、商業登記に詳しい司法書士へご相談ください。

最後に、これらの書類は会社設立が終わったあとも使う場面があります。在留資格の申請、法人口座の開設、取引先への提出。原本を返してもらえない場合もあるため、写しを取って手元に残しておいてください。

このセクションの根拠：日本公証人連合会「Q3. 定款の認証に要する費用、株式会社設立の費用等はいくらですか。」（https://www.koshonin.gr.jp/notary/ow09_4/9_4_q03）

読んでくださった方へ

この部分は、外国人が日本で会社設立をするときに最も手間がかかるところです。制度の違いから生じるものなので、避けようがありません。

ただ、必要なものが分かってしまえば、あとは手配するだけです。何が要るかを提出先に確認するところから始めてみてください。

本国とのやり取りには時間がかかります。日程には余裕を持たせて、早めに動いていただければと思います。