外国人のサイン証明の取り方｜会社設立の必要書類を在日公館・本国・公証人のどこで用意するか

この記事の対象

日本に住民登録がない、あるいは印鑑登録をしていない外国人の方が、会社設立のためにサイン証明を用意する場面を想定した記事です。手配を手伝う日本側の担当者にも読んでいただけます。

サイン証明は、署名が本人のものであることを証明する書類です。印鑑証明書の代わりの必要書類として、定款や登記の書類に添えます。取れる場所は国によって違い、日数も費用も変わります。

取り扱いは提出先や国によって異なります。この記事は経路の整理です。実際の手配の前に、公証役場や法務局、そして自分の国の在日公館へご確認ください。

必要書類として通る作成者を先に確認する

サイン証明を手配する前に、どこで取ったものが認められるかを確認します。法務省のページでは、外国人の署名証明書について、本国の官憲が作成したものが認められるとされています。

この本国の官憲には、本国に所在するもののほか、日本や第三国に所在するものも含まれるとされています。日本にある本国の大使館や領事館で取れる場合があるということです。

本国の公証人が作成したものも認められるとされています。さらに、やむを得ない事情がある場合には、居住国の官憲、居住国の公証人、日本の公証人が作成したものも許容される場合があるとされています。

つまり、経路としては大きく3つあります。日本にある本国の在日公館で取る、本国で取って送ってもらう、そして事情によっては居住国や日本の公証人に依頼する、という道です。

どの経路が使えるかは、国籍と居住国によって変わります。日本で会社設立をする外国人は、まず自分の国の在日公館に問い合わせてみてください。

日本で会社設立をする外国人にとって、この確認を飛ばすとやり直しになります。取ってから使えないと分かると、時間も費用も無駄になります。手配の前に、必ず提出先へ確認してください。

確認するときは、自分の国籍と、いまどこに住んでいるかを伝えてください。国によって取れる書類が違うため、状況が分からないと答えようがありません。会社設立の予定時期も一緒に伝えると、間に合うかどうかも見てもらえます。

このセクションの根拠：法務省「外国人・海外居住者の方の商業・法人登記の手続について」（https://www.moj.go.jp/MINJI/minji06_00104.html）

経路1：日本にある本国の大使館・領事館でサイン証明を取る

日本に滞在している外国人であれば、日本にある本国の大使館や領事館でサイン証明を取れることがあります。この方法が使えれば、国際郵送の時間がかからず、いちばん早く済みます。

ただし、すべての国で取れるわけではありません。制度がない国、本国への照会が必要な国、そもそも署名証明という書類を発行していない国もあります。

問い合わせるときは、何のために使うのかを伝えてください。日本で会社設立をするために、定款や登記の書類に使うと説明すると、適切な様式で作ってもらいやすくなります。

予約が必要な公館もあります。窓口の開いている時間も限られていることが多いため、事前に確認してから行ってください。

費用も国によって違います。数千円程度のこともあれば、それ以上のこともあります。会社設立の費用の一部として見込んでおいてください。

在日公館の窓口は、都市部にあることが多く、地方に住んでいる外国人にとっては移動の時間もかかります。日本で会社設立を進めるとき、この移動も日程に含めてください。郵送で受け付けている公館もあります。

このセクションの根拠：外務省「申請手続きガイド（証明できる書類）」（https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000549.html）

03経路2：本国で取って送ってもらう

在日公館で取れない場合や、そもそも本国にいる場合は、本国で取ることになります。本国の役所や公証人役場で手続きします。

本人が本国にいるなら直接行けますが、日本にいる場合は本国の家族に代理で手配してもらう方法もあります。ただし、署名証明は本人が署名するところを見てもらう性質のものなので、代理で取れないことが多くあります。

取れた書類は、国際郵送で日本に送ってもらいます。ここに1週間から2週間程度かかることがあります。日本で会社設立をする外国人の日程は、この郵送の時間で決まることが多くあります。

本国の祝日や役所の休みも考慮してください。国によっては長期の休暇があり、その期間は手続きが止まります。

届いた書類は、日本語訳を添えて使います。翻訳の時間も見込んでおいてください。会社設立の準備としては、ここまでを一連の作業として計画します。

国際郵送は、追跡できる方法を使ってください。会社設立に必要な書類が届かないと、日程が大きく狂います。原本しかない書類なので、紛失すると取り直しになります。

このセクションの根拠：外務省「証明（公印確認・アポスティーユ）」（https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/todoke/shomei/index.html）

経路3：公証人に依頼する

法務省のページでは、やむを得ない事情がある場合には、居住国の官憲、居住国の公証人、日本の公証人が作成したものも許容される場合があるとされています。

日本の公証人が作成する場合、私署証書の認証という形になります。本人が公証役場へ行き、公証人の前で署名するという方法が一般的です。

この方法が使えるかどうかは、事案によります。日本で会社設立をする外国人が、本国から証明書を取れない事情がある場合の選択肢として、法務局や公証役場へ相談してみてください。

日本の公証人が作成すれば、日本語で作られるため翻訳が不要になります。手続きの時間も短くなります。ただし、認められるかどうかは提出先の判断によります。

日本の公証人に依頼する場合、公証役場へ本人が行くことになります。日本にいる外国人が会社設立を進める場合、この方法が使えれば時間の面で有利です。ただし、認められるかどうかを事前に確認してください。

このセクションの根拠：日本公証人連合会「Q3. 定款の認証に要する費用、株式会社設立の費用等はいくらですか。」（https://www.koshonin.gr.jp/notary/ow09_4/9_4_q03）

宣誓供述書という形をとる場合

署名証明ではなく、宣誓供述書という形をとることもあります。本人が述べた内容について真実であることを宣誓し、それを公証人が認証した書類です。

個人の署名や住所を証明する形でも使われますし、外国法人が発起人になる場合に、その法人の存在や代表者の資格を示す資料としても使われます。

日本に商業登記のない外国法人については、本店所在国の領事や公証人が認証した資格証明書などを用意することになります。日本で会社設立をする外国人が本国の会社を親会社にする場合に関係します。

何を証明したいのかによって記載する内容が変わります。会社設立に必要な内容が入っていないと取り直しになるため、作成の前に司法書士や公証役場へ内容を確認してもらってください。

内容が長くなることも多く、翻訳の時間も見込んでおく必要があります。外国人が日本で会社設立をするときの書類の中でも、準備に時間がかかる部類です。

外国法人の資格証明書は、本国での登記制度が日本と違うため、どの書類が該当するのかを確認することになります。日本で会社設立をする外国人が本国の会社を親会社にする場合、この確認に時間がかかることがあります。早めに動いてください。

このセクションの根拠：谷島行政書士法人グループ「日本子会社設立で必要な外国法人宣誓供述書（Affidavit）とは」（https://tlg-visa.law/case/7439/）

SECTION 06定款・就任承諾書と署名の形をそろえる

サイン証明に使った署名と、定款や就任承諾書に書く署名は、同じ形にしてください。字体が違うと、同一性の確認を求められることがあります。

人によっては、日によって署名の形が変わることがあります。会社設立の書類は複数枚にわたるため、同じ形で書けるように練習しておくとよいと思います。

パスポートの署名とも合わせておくと安心です。日本で会社設立をする外国人の書類は、複数の場面で本人確認が行われます。表記も署名もそろえておくのが原則です。

氏名のローマ字表記も同じです。パスポート、在留カード、サイン証明、定款、登記申請書。すべてで同じ表記を使ってください。

署名の練習というと大げさに聞こえますが、実際に会社設立の書類には何度も署名します。定款、就任承諾書、委任状、そのほかの届出。同じ形で書けるようにしておくと、後で説明を求められることが減ります。

なお、署名は日本語で書く必要はありません。本国で使っている署名をそのまま使います。外国人が日本で会社設立をする書類では、氏名を記載したうえで署名するという形が一般的です。

このセクションの根拠：司法書士法人永田町事務所「宣誓供述書や署名（サイン）証明書の取得地や注意点」（https://asanagi.co.jp/2022/06/18/3590/）

サイン証明の日数と費用の目安

サイン証明の取得にかかる日数は、経路によって大きく変わります。会社設立の日程を組むときは、この工程から逆算してください。

費用は数千円から1万円台のことが多いようですが、国によって大きく違います。翻訳の費用も別にかかります。日本で会社設立をする外国人は、この分も見積もりに入れてください。

有効期限にも注意してください。提出先によっては、発行から3か月以内のものを求められることがあります。早く取りすぎると期限切れになります。

順番としては、会社の内容を決める、提出先に確認する、それから手配する、という流れです。会社設立の中身が固まる前に手配すると、無駄になることがあります。

日程に余裕がない場合は、経路を並行して確認してください。在日公館に問い合わせながら、本国の家族にも確認してもらう。どちらか早いほうを使うという進め方です。外国人が日本で会社設立をするときは、こうした二段構えが役に立ちます。

このセクションの根拠：外務省「申請手続きガイド（証明できる書類）」（https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000549.html）

よくある質問

相談の場でよく出る質問を、この記事の内容に沿ってまとめました。事案によって結論は変わりますので、判断の材料としてお読みください。

サイン証明は日本で取れますか。

法務省のページでは、本国の官憲が作成したものが認められるとされており、これには日本に所在する本国の官憲も含まれるとされています。日本にある本国の大使館や領事館で取れる場合があります。まず問い合わせてみてください。

家族に代理で取ってもらえますか。

署名証明は本人が署名するところを確認する性質のものなので、代理では取れないことが多くあります。国によって扱いが違うため、在日公館や本国の役所へご確認ください。

日本の公証人が作成したものでも使えますか。

法務省のページでは、やむを得ない事情がある場合には日本の公証人が作成したものも許容される場合があるとされています。認められるかどうかは提出先の判断によるため、事前にご確認ください。

この項目の根拠：法務省「外国人・海外居住者の方の商業・法人登記の手続について」（https://www.moj.go.jp/MINJI/minji06_00104.html）

09まとめ：確認してから手配する

外国人が日本で会社設立をするときのサイン証明の取り方を見てきました。経路は3つ、日数も費用も国によって変わります。

1. 会社の内容を決める。商号、事業目的、資本金の額、役員構成
2. 公証役場と法務局に、必要な書類と様式を確認する
3. 自分の国の在日公館に問い合わせる。取れるかどうかを聞く
4. 取れなければ本国で手配する。郵送の時間を見込む
5. 届いたら日本語訳を作る。署名の形と表記をそろえる

取り扱いは提出先や国によって異なります。この記事は経路の整理です。実際の手配の前に、法務局と、商業登記に詳しい司法書士へご確認ください。

最後にひとつ。この工程は、一度経験してしまえば次からは早く進みます。会社設立の後も、増資や役員の変更で同じ書類が必要になることがあります。どこでどう取ったかを記録しておくと、次のときに役立ちます。

このセクションの根拠：法務省「外国人・海外居住者の方の商業・法人登記の手続について」（https://www.moj.go.jp/MINJI/minji06_00104.html）

読んでくださった方へ

この工程は、外国人が日本で会社設立をするときにいちばん読みにくい部分です。国によって制度が違うため、一般的な説明では答えが出ません。

だからこそ、まず自分の国の在日公館に問い合わせてみてください。電話一本で、取れるかどうかが分かることもあります。

取れると分かれば、あとは日程に組み込むだけです。早めに動いていただければと思います。