外国人の印鑑登録のやり方｜会社設立の前に済ませておく手続きと、通称名の扱い
この記事の対象
日本に住民登録がある外国人の方で、これから会社設立を考えている方に向けた記事です。印鑑登録をしておくと、その後の手続きが日本人と同じ流れで進みます。
印鑑登録は市区町村で行う手続きです。難しいものではありませんが、登録できる印鑑の条件があり、外国人の場合は氏名の表記で迷うことがあります。
自治体によって取り扱いが異なる部分があります。この記事は一般的な整理です。実際の手続きは、住んでいる市区町村の窓口でご確認ください。
なぜ会社設立の前に印鑑登録をするのか
日本の会社設立の手続きでは、発起人や代表取締役の印鑑証明書が求められます。定款認証の場面と、設立登記の申請の場面です。印鑑登録をしていないと、この証明書が取れません。
印鑑登録をしていない外国人が日本で会社設立をする場合、本国の官憲や公証人が作成した署名証明書を用意することになります。取り寄せに時間と費用がかかります。
日本に住民登録があるなら、市区町村で印鑑登録をするだけで済みます。申請そのものは短時間で終わり、費用も数百円程度です。会社設立の準備としては、いちばん簡単な部分です。
印鑑証明書は、会社設立の後も使う場面があります。不動産の契約、自動車の登録、各種の申請。日本で暮らしていくうえで持っておくと便利な仕組みです。
印鑑という文化は、日本と一部の国にしかありません。外国人が日本で会社設立をするとき、この仕組みに慣れるまでは戸惑うことが多いと思います。ただ、一度登録してしまえば、証明書を取るだけで済むようになります。
逆に言えば、印鑑登録をしていないと、書類が必要になるたびに本国へ手配することになります。日本で会社設立をした後も、不動産の契約などで印鑑証明書を求められる場面があります。日本に住んでいるなら、登録しておく価値があります。
このセクションの根拠：法務局「商業・法人登記の申請書様式」（https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html）
SECTION 02印鑑登録ができる人
印鑑登録ができるのは、その市区町村に住民登録がある人です。外国人の場合、中長期在留者として在留カードを持ち、住民登録をしていれば対象になります。
中長期在留者には、就労系の在留資格、留学、家族滞在、永住者、定住者などで在留している方が含まれます。日本で会社設立をしようとしている外国人の多くが、この立場に当たります。
一方、短期滞在で入国している場合は住民登録ができないため、印鑑登録もできません。観光や商用の短期滞在で来日して会社設立を進める場合、この道は使えません。
特別永住者も印鑑登録ができます。この場合、在留カードではなく特別永住者証明書が本人確認書類になります。
年齢の条件もあります。多くの自治体では15歳未満の人は登録できないとされています。会社設立の場面ではあまり関係しませんが、念のため。
住民登録は、来日して住居を定めてから14日以内に市区町村へ届け出ることになっています。日本で会社設立をしようとしている外国人が、来日して間もない場合、まず住民登録を済ませてください。それから印鑑登録に進みます。
このセクションの根拠：総務省「住民基本台帳等」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/jichi_gyousei/c-gyousei/daityo/）
登録できる印鑑の条件
登録できる印鑑には条件があります。一般的には、住民票に記載されている氏名、氏、名、またはその一部を組み合わせたものであることが求められます。
大きさにも決まりがあります。多くの自治体では、印影が一辺8ミリメートルの正方形に収まるものや、一辺25ミリメートルの正方形に収まらないものは登録できないとされています。
ゴム印など、変形しやすい素材のものは登録できません。既製品の印鑑も、同じものが多く出回っているため登録できないことがあります。外国人が日本で会社設立をするために印鑑を用意する場合、印章店で作ってもらうのが確実です。
職業や資格などが入っているものも登録できません。氏名だけを彫った、シンプルなものにしてください。
- 含める文字住民票に記載されている氏名、氏、名、またはその一部。
- 大きさ印影が一定の範囲内であること。自治体によって基準があります。
- 素材変形しにくいもの。ゴム印は登録できません。
- 既製品同じものが多く出回っているため、登録できないことがあります。
具体的な基準は自治体によって違います。印鑑を作る前に、住んでいる市区町村の案内を確認してください。
印章店では、外国人の氏名の印鑑を作った経験があるところもあります。アルファベットで彫るのか、カタカナにするのか、相談に乗ってもらえます。日本で会社設立をするために作る旨を伝えると、話が早く進みます。
このセクションの根拠：総務省「住民基本台帳等」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/jichi_gyousei/c-gyousei/daityo/）
外国人の氏名表記と、通称名
外国人の場合、氏名の表記が印鑑登録で問題になることがあります。住民票にはアルファベットで記載されるのが基本ですが、カタカナの併記や、通称名の記載がある場合もあります。
アルファベットの印鑑を登録できるかどうかは、自治体によって扱いが違います。認めている自治体もあれば、認めていない自治体もあります。日本で会社設立をする外国人は、この点を先に確認してください。
住民票に通称名が記載されている場合、通称名の印鑑を登録できることがあります。日本で長く暮らしていて、日常的に通称名を使っている方は、この方法が使えることがあります。
カタカナが併記されている場合、カタカナの印鑑を登録できることもあります。どの表記で登録するかによって、印鑑証明書に記載される氏名も変わります。
どの表記を使うかは、会社設立の準備の早い段階で決めておいてください。あとから変えると、書類を作り直すことになります。
通称名を住民票に記載してもらうには、その名前を日常的に使っていることを示す資料が必要になります。会社設立のためだけに通称名を登録するというのは難しいことが多いため、すでに使っている方向けの選択肢と考えてください。
このセクションの根拠：法務省「外国人・海外居住者の方の商業・法人登記の手続について」（https://www.moj.go.jp/MINJI/minji06_00104.html）
05登録の手順
印鑑登録は、住んでいる市区町村の窓口で申請します。登録する印鑑と、在留カードなどの本人確認書類を持って行きます。
本人が官公署発行の顔写真付きの身分証明書を持って行けば、その日のうちに登録が完了することが多くあります。在留カードは、この身分証明書に当たります。
身分証明書がない場合や、代理人が申請する場合は、照会書が郵送されます。それを持って後日あらためて窓口へ行く形になり、数日かかります。日本で会社設立を急いでいる外国人は、本人が在留カードを持って行くのがいちばん早い方法です。
登録が済むと、印鑑登録証が交付されます。カードの形をしていることが多く、以降はこれを持って行けば印鑑証明書が取れます。
手数料は自治体によって違いますが、登録は数百円程度、印鑑証明書の交付も1通あたり数百円程度です。会社設立の費用としては小さな部分です。
代理人が申請する場合は、委任状が必要になります。日本語で書くことになるため、日本で会社設立をする外国人が家族や知人に頼む場合、様式を市区町村の案内で確認してください。
登録が済んだら、印鑑登録証を大切に保管してください。これがないと印鑑証明書が取れません。紛失した場合は再交付の手続きが必要になり、時間がかかります。会社設立の日程に影響することもあります。
このセクションの根拠：総務省「住民基本台帳等」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/jichi_gyousei/c-gyousei/daityo/）
印鑑証明書の取り方と、必要な通数
印鑑証明書は、印鑑登録証を持って市区町村の窓口で請求します。マイナンバーカードを持っていれば、コンビニで取得できる自治体もあります。
会社設立では、複数枚必要になることがあります。株式会社の場合、定款認証で1通、設立登記で1通というように、場面ごとに必要になります。発起人が複数いれば、それぞれの分が要ります。
何通必要かは、会社の形態と役員の構成によって変わります。会社設立の準備の段階で、公証役場と法務局に確認しておいてください。
有効期限にも注意してください。発行から3か月以内のものを求められることがあります。日本で会社設立をする外国人が、早く取りすぎて期限切れになる例があります。日程が固まってから取りに行ってください。
コンビニで取得する場合、利用できる時間帯が決まっています。また、住んでいる市区町村がこのサービスに対応している必要があります。会社設立の書類をそろえるとき、窓口の開いている時間に行けない方には便利な方法です。
このセクションの根拠：法務局「商業・法人登記の申請書様式」（https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html）
会社の実印との違い
会社設立の手続きでは、個人の実印と会社の実印の両方が出てきます。混同しないようにしてください。
個人の実印は、市区町村に登録した印鑑です。定款への押印や、就任承諾書への押印に使います。印鑑証明書は市区町村で取ります。
会社の実印は、法務局に届け出る印鑑です。印鑑届書に押して提出します。会社設立の登記が終わると、会社の印鑑証明書が法務局で取れるようになります。
会社の実印は、登記が終わるまでに作っておく必要があります。日本で会社設立をする外国人が、印鑑の作成を後回しにすると、登記の申請で止まってしまいます。
会社の実印のほかに、銀行印と角印を作ることも多くあります。銀行印は法人口座の届出印、角印は請求書などに押す印です。まとめて注文すると、費用が抑えられることがあります。
会社の実印は、一般的に丸い形で、外側に会社名、内側に「代表取締役印」や「代表社員印」と彫られています。決まった様式があるわけではありませんが、法務局に届け出られる大きさの範囲があります。日本で会社設立をする外国人が印章店に注文するとき、会社設立用と伝えれば適切なものを作ってもらえます。
このセクションの根拠：法務局「商業・法人登記の申請書様式」（https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html）
SECTION 08よくある質問
相談の場でよく出る質問を、この記事の内容に沿ってまとめました。事案によって結論は変わりますので、判断の材料としてお読みください。
アルファベットの印鑑でも登録できますか。
自治体によって扱いが異なります。認めている自治体もあれば、認めていない自治体もあります。印鑑を作る前に、住んでいる市区町村の案内を確認してください。
短期滞在中でも印鑑登録できますか。
短期滞在では住民登録ができないため、印鑑登録もできません。この場合、本国の官憲や公証人が作成した署名証明書を用意することになります。
印鑑証明書は何通必要ですか。
会社の形態と役員の構成によって変わります。株式会社では定款認証と設立登記の両方で必要になります。会社設立の準備の段階で、公証役場と法務局に確認してください。
この項目の根拠：総務省「住民基本台帳等」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/jichi_gyousei/c-gyousei/daityo/）
まとめ：会社設立の前に済ませておく
日本に住民登録がある外国人が日本で会社設立をするなら、印鑑登録を済ませておくのがいちばん簡単です。本国から書類を取り寄せる手間も費用もかかりません。
- 住民登録があるかを確認する。中長期在留者であれば対象になる
- 登録できる印鑑の条件を、市区町村の案内で確認する
- 印章店で印鑑を作る。数日かかることがある
- 在留カードを持って窓口へ行き、登録する
- 会社設立の日程が固まってから、必要な通数の印鑑証明書を取る
取り扱いは自治体によって異なります。実際の手続きは、住んでいる市区町村の窓口でご確認ください。会社設立の書類については司法書士や行政書士へご相談ください。
最後にひとつ。印鑑登録をしても、会社設立のすべての場面で印鑑が使えるわけではありません。在留資格の申請では署名を求められる書類もあります。日本で会社設立をする外国人は、書類ごとに何が必要かを確認しながら進めてください。
このセクションの根拠：総務省「住民基本台帳等」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/jichi_gyousei/c-gyousei/daityo/）
読んでくださった方へ
印鑑登録は、会社設立の準備の中ではいちばん簡単な部分です。それでも、これがあるかないかで、その後の手間が大きく変わります。
日本に住民登録がある方は、ぜひ早めに済ませておいてください。会社設立だけでなく、日本で暮らしていくうえでも使う場面があります。
印鑑の表記で迷ったら、市区町村の窓口で相談してみてください。どの表記なら登録できるかを教えてもらえます。
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